一、訂艙流程：
1、客戶在海運(yùn)公司訂艙出口貨物時(shí),應(yīng)按訂艙出口委托書(shū)內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，將填寫(xiě)好的托運(yùn)單傳真或郵寄至海運(yùn)公司，也可通知公司跟單員領(lǐng)取。托運(yùn)單上必須注明下列事項(xiàng)：
a. 托運(yùn)人（SHIPPER）
b. 收貨人（C**IGNEE）
c. 通知方（NOTIFY PARTY）
d. 目的港（美國(guó)貨必須注明MLB或ALL WATER以及州名）
e. 箱型、箱量
f. 件數(shù)、毛重、尺碼
g. 運(yùn)費(fèi)條款（預(yù)付、到付、第三地付款）
h. 貨名（如系危險(xiǎn)品請(qǐng)標(biāo)明危險(xiǎn)等級(jí)和有關(guān)的注意事項(xiàng)、冷凍箱請(qǐng)注明冷凍溫度）
i. 船公司 或無(wú)船承運(yùn)人（若您指定）.
j.其它要求 如熏蒸、 報(bào)關(guān) 、報(bào)驗(yàn)等等
2、如果您與船公司或無(wú)船承運(yùn)人有協(xié)議運(yùn)價(jià)，請(qǐng)同時(shí)傳真船公司的運(yùn)價(jià)確認(rèn)件（如果沒(méi)有船公司的確認(rèn)件，該運(yùn)價(jià)無(wú)效）
3、海運(yùn)公司出口整箱業(yè)務(wù)員在接受出口業(yè)務(wù)訂艙時(shí),會(huì)了解委托書(shū)的各項(xiàng)內(nèi)容,并確認(rèn)本公司是否有能力滿足您的要求,如能滿足,按照您托單上的要求配船，并傳真預(yù)配信息給您。如海運(yùn)公司不能滿足您托單上的要求，海運(yùn)公司業(yè)務(wù)員會(huì)及時(shí)通知您。
4、在艙位得到確認(rèn)后 , 海運(yùn)公司業(yè)務(wù)員會(huì)通知您準(zhǔn)備有關(guān)的 報(bào)關(guān)單 據(jù)(報(bào)關(guān)委托書(shū), 核銷 單 ), 同時(shí)，請(qǐng)您告知海運(yùn)公司業(yè)務(wù)人員集裝箱是進(jìn)倉(cāng)還是拖箱.
5、如貴司貨物是進(jìn)我司倉(cāng)庫(kù)內(nèi)裝箱，請(qǐng)按海運(yùn)公司發(fā)給貴司的進(jìn)倉(cāng)單進(jìn)倉(cāng)。進(jìn)倉(cāng)單上會(huì)注明進(jìn)倉(cāng)編號(hào)、倉(cāng)庫(kù)地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、最遲進(jìn)倉(cāng)期。請(qǐng)貴司務(wù)必按進(jìn)倉(cāng)編號(hào)，在最遲進(jìn)倉(cāng)期以前進(jìn)倉(cāng)。如果貴司在最遲進(jìn)倉(cāng)期以后進(jìn)倉(cāng)，海運(yùn)公司將不能保證貴司貨物如期出運(yùn)。
6、如貴司貨物需做門(mén)---門(mén)運(yùn)輸，請(qǐng)?jiān)谘b箱24小時(shí)(300公里以內(nèi))、48小時(shí)（300公里以外）以前通知海運(yùn)公司配載人員具體地點(diǎn)、時(shí)間及裝箱聯(lián)系人，以保證海運(yùn)公司按時(shí)到達(dá)裝箱地點(diǎn)。
7、 海關(guān) 的截關(guān)期為開(kāi)船前一天上午10點(diǎn)（如遇節(jié)假日則向前順延）。此時(shí)貴司貨物應(yīng)當(dāng)裝箱完畢并已進(jìn)入港區(qū)指定位置。
8、海運(yùn)公司會(huì)在裝船前一天將 提單 確認(rèn)件傳真給貴司，如提單由船公司繕制，海運(yùn)公司會(huì)在收到船公司的提單確認(rèn)件后立即傳真給貴司。請(qǐng)貴司盡量在裝船以前確認(rèn)回傳，以免額外更改費(fèi)的支出。開(kāi)船以后，海運(yùn)公司一般在收到貴司提單確認(rèn)件后一個(gè)工作日內(nèi)簽發(fā)提單并派送快件或跟單人員。
9、海運(yùn)公司可以為貴司辦理倒簽、預(yù)借提單手續(xù)，但是須按所配船公司或無(wú)船承運(yùn)人的規(guī)定進(jìn)行。
10、海運(yùn)公司會(huì)在最快的時(shí)間內(nèi)將核銷退稅 單證 退給貴司，除內(nèi)支線外一般10天左右就可辦妥。
二、報(bào)關(guān)流程：
1、國(guó)內(nèi)客戶與外商簽訂出口合同，確定由國(guó)內(nèi)出口貨物到國(guó)外。（此時(shí)國(guó)內(nèi)出口商應(yīng)當(dāng)知道出口此類商品需要何種相應(yīng)需要的出口監(jiān)管證件，如出口許可證、商檢、配額證、機(jī)電證等）
2、國(guó)內(nèi)出口商聯(lián)系運(yùn)輸公司（或者在FOB條款下由國(guó)外客戶聯(lián)系運(yùn)輸公司），通常出口商會(huì)通過(guò)貨代（或者直接與船公司聯(lián)系）作一站式服務(wù)（從產(chǎn)地一直到船邊的所有運(yùn)輸過(guò)程）。
3、拓普Peter根據(jù)出口商的要求（貨物目的國(guó)家、貨物重量、體積等），負(fù)責(zé)安排拖車、訂艙、報(bào)關(guān)、裝船的手續(xù)。
4、當(dāng)貨物在安排拖車運(yùn)輸前（或者運(yùn)輸同時(shí)），出口商需要提供出口報(bào)關(guān)所必需的報(bào)關(guān)資料（外匯核銷單、出口合同、發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)委托書(shū)、以及根據(jù)貨物所受國(guó)家海關(guān)監(jiān)管出口需要的證書(shū)：如許可證等），也有些沒(méi)有進(jìn)出口權(quán)利的出口商可以通過(guò)貿(mào)易公司代理出口，由他們提供上述文件及辦理后續(xù)結(jié)匯收款及退稅的手續(xù)。甚至有些出口商可以不需要退稅，直接買份出口核銷單及報(bào)關(guān)資料報(bào)關(guān)出口，自己解決收款問(wèn)題。報(bào)關(guān)資料當(dāng)中的外匯核銷單于2012年8月1日起取消[1] 。
5、當(dāng)貨物經(jīng)拖車運(yùn)到指定出口口岸（根據(jù)訂艙時(shí)的船公司及船名決定了出口口岸），貨柜進(jìn)入碼頭堆場(chǎng)閘口時(shí)，開(kāi)始受到口岸海關(guān)的正式監(jiān)管，此時(shí)貨柜無(wú)論出入碼頭堆場(chǎng)都必須經(jīng)過(guò)海關(guān)同意才能繼續(xù)運(yùn)作。（有時(shí)貨柜回堆場(chǎng)后發(fā)現(xiàn)貨物短裝、質(zhì)量有問(wèn)題等，需要重新將貨柜提出碼頭，就必須向海關(guān)申請(qǐng)“監(jiān)管出閘”手續(xù)，在海關(guān)查核實(shí)際情況與匯報(bào)相符的情況下監(jiān)管貨柜離開(kāi)碼頭堆場(chǎng)。）
6、當(dāng)貨柜進(jìn)入碼頭堆場(chǎng)后，碼頭電腦會(huì)紀(jì)錄此貨柜的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、柜號(hào)、封條號(hào)、堆場(chǎng)位置等信息，并通過(guò)與海關(guān)電腦聯(lián)網(wǎng)受到海關(guān)電腦的監(jiān)控。
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